Avec les Associations

Les registres à tenir

Le registre spécial

Toute association, quel que soit son objet ou son activité, a l'obligation de tenir un registre spécial sur lequel devront être consignés les changements intervenus dans sa direction et les modifications apportées à ses statuts. L’objet de ce registre est strictement limité par la loi.

Sa forme
Le registre spécial doit être coté de la première à la dernière page et être paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association. C'est donc généralement au président de l'association qu'incombe cette formalité.

Ce registre peut être un simple cahier, mais il n'est pas possible de recourir à des feuilles mobiles et indépendantes même enliassées par la suite dans un classeur ou dans tout autre système de reliure.

Son rôle
Ce registre spécial à essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications concernant le fonctionnement de l'association. Il doit être présenté chaque fois qu'elles en font la demande et cette présentation s'effectue au siège social de l'association.

Mentions obligatoires
Seules sont à transcrire sur le registre spécial les mentions suivantes :
• Les changements de personnes chargées de l'administration ou de la direction,
• Les modifications apportées aux statuts,
• Les nouveaux établissements fondés,
• Le changement d'adresse du siège social,
• L'achat et la vente d'immeubles de l'association,
• Les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives.
Ce registre est distinct des registres dans lesquels les associations enregistrent les procès-verbaux de leurs réunions et des assemblées générales

Le registre des délibérations

Ce document n’est pas obligatoire, il est nécessaire.

En effet, en pratique, pour toute association déclarée, il permet, dans les relations avec les tiers (administrations, collectivités publiques, organismes bancaires…), de justifier de la réalité et de la régularité des décisions prises par les organes collégiaux (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) en produisant des extraits de délibérations.

Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux présente un intérêt évident pour la gestion interne de l’association : d’une part, ils constituent sa ‘’mémoire’’ ; d’autre part, il s’agit d’un moyen de preuve fondamental permettant d’apprécier la réalité du fonctionnement statutaire de l’association, la régularité formelle des réunions et la légalité des décisions des organes collégiaux.